Microsoft Excel merupakan program aplikasi yang dapat mempermudah penggunanya dalam pengelolaan berbagai data. Salah satu fitur yang bisa digunakan untuk mempermudah pekerjaan adalah membuat invoice. Cara membuat invoice di Excel tergolong mudah. Namun, bagi yang belum pernah membuat invoice menggunakan Microsoft Excel, tentu akan sedikit kesulitan.
Saat ini, kebanyakan invoice masih ditulis manual menggunakan tangan. Nah, pembuatan invoice di Excel tentu akan memudahkan serta lebih praktis. Selain itu, tidak perlu khawatir data invoicenya akan hilang karena akan tersimpan di file Excel yang ada di komputer. Penasaran bagaimana cara membuat invoice di Excel? Simak langkah-langkahnya sebagai berikut:
1. Persiapkan Rincian Data
Sebelum membuat invoice menggunakan Excel, hal yang harus dipersiapkan terlebih dahulu adalah terkait rincian data yang akan dicantumkan pada invoice. Pada umumnya, data yang dibutuhkan seperti nama item yang dibeli, harga per satuan, total harga yang harus dibayarkan, serta tanggal pembelian. Penjual harus sudah mengetahui data tersebut agar memudahkan dalam penyusunan invoice yang akan dibuat.
2. Buka Aplikasi Microsoft Excel
Langkah kedua mengenai cara membuat invoice di Excel adalah dengan membuka aplikasi Excel yang ada di komputer atau laptop. Untuk menggunakan berbagai pilihan template invoice yang telah disediakan di Excel, perlu dipastikan terlebih dahulu mengenai koneksi internet pada laptop atau komputer yang digunakan. Hal ini dikarenakan template di Excel hanya bisa di download melalui jaringan internet.
3. Klik Menu “File”
Setelah aplikasi Excel terbuka, pilih menu “File” kemudian pilih “New”. Kemudian akan terlihat banyak kategori template dokumen yang disediakan oleh Microsoft Excel. Ketikkan “invoice” pada kolom pencarian. Selanjutnya akan muncul banyak sekali template invoice yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan. Setelah menemukan template yang sesuai, klik “Create” kemudian template tersebut akan muncul pada sheet Excel.
4. Isikan Data pada Template
Langkah selanjutnya adalah melakukan pengisian data pada template yang telah dipilih sebelumnya. Pada umumnya, data yang harus diisikan terdiri dari beberapa data terkait pembelian barang maupun jasa yang telah dilakukan antara pembeli dan penjual. Tempate sederhana di Excel memuat informasi seperti nama dan alamat perusahaan, nomor dan tanggal invoice, nama barang yang dibeli, jumlah yang dibayarkan, dan lain sebagainya.
5. Ganti Jenis Mata Uang
Template invoice yang ada di Microsoft Excel pada umumnya menggunakan mata uang Dollar. Nah, untuk mengganti dari mata uang Dollar menjadi rupiah dapat dilakukan dengan cara klik tabel yang berisi mata uang Dollar, kemudian pilih “Number” yang ada di menu bar Microsoft Excel. Setelah itu pilih “Accounting Number Format” lalu pilih “Rp English (Indonesia)”
6. Cetak Invoice
Setelah mengikuti 5 langkah sebelumnya, maka invoice tersebut telah selesai dibuat. Selanjutnya, invoice tersebut dapat di print dengan cara pilih “File” kemudian pilih “Print” atau dapat langsung menekan tombol CTRL+P pada keyboard komputer atau laptop.
Apabila invoice tersebut akan dikirimkan secara online, maka dapat disimpan menjadi file PDF. Cara menyimpan invoice menjadi file PDF dapat dilakukan dengan klik “File” kemudian pilih “Save”. Selanjutnya tentukan dimana file invoice akan disimpan, lalu pilih “Save as type PDF” pada kolom yang tersedia.
Demikian cara membuat invoice di Excel yang dapat dicoba. Pembuatan invoice menjadi lebih cepat dan mudah melalui bantuan Microsoft Excel. Selain itu, risiko kesalahan dalam penulisan dan perhitungan invoice dapat diminimalkan. Sangat menarik sekali bukan? Selamat mencoba!
